Das Rollenbild der Ordinations­assistentin im Wandel der Zeit

In Wahrheit war und ist die Ordinationsassistentin stets an der operativen Führung einer Arztpraxis wesentlich beteiligt. Man könnte auch sagen, ihre Position entspricht heutzutage bei Weitem mehr der einer Angestellten auf mittlerer Managementebene.
Sie steht an vorderster Front, immer ein Lächeln auf den Lippen, gefolgt von einer freundlichen Begrüßung. Stets nach dem Motto: „Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance!“ Wenn ein Patient den Erstkontakt mit einer Arztpraxis in dieser Form erlebt, wird er sicher gerne wiederkommen. Eine aufmerksame, präsente Ordinationsassistentin trägt erheblich zum wirtschaftlichen Erfolg einer Praxis bei. Ein unfreundlicher Mitarbeiter vergrämt pro Jahr 100 Patienten. Damit büßt eine Praxis 100-mal den Umsatz von ca. 5 Jahren ein, wenn der Erstkontakt, wohlgemerkt auch am Telefon, misslingt. Jeder der 100 Unzufriedenen gibt seine negativen Erfahrungen an ca. 5 weitere mögliche Patienten weiter und so ist schnell ein Negativimage für eine Praxis festgelegt (Welling 2005).
Der Praxisalltag ist oftmals sehr stressig und lässt wenig Zeit. Berufe im medizinischen Sektor sind zuallererst den Menschen zugewandte Berufe. Medizinisches Personal steht ununterbrochen im Fokus der Aufmerksamkeit von Patienten und Angehörigen, die sehr kritisch sein können. Umso wichtiger ist es, dass die Assistentin am Empfang oder am Telefon achtsam mit den Patienten kommuniziert. Ist es doch die Ordinationsassistentin, die als „Visitenkarte“ jeder Arztpraxis fungiert und jedem Patienten das Gefühl gibt, die „Nummer eins“ zu sein, und damit auch ein Gefühl von Wertschätzung.

Vom Patientengespräch über den Terminplan bis zur Hygieneverordnung

Die Tätigkeit einer Ordinationsassistentin ist mit zahlreichen Anforderungen verbunden, die sie Tag für Tag souverän meistert. Angefangen bei einer empathischen Gesprächsführung, begleitet von der Gabe, zuhören zu können, diskret zu bleiben, vertrauensvoll zu wirken und fachkompetent zu argumentieren, auf Fragen einzugehen, ihre Grenzen zu kennen und das Wohl der Patienten zu fördern. Darüber hinaus hat sie auch alle administrativen Aufgaben zeitnah und praxisorientiert zu erledigen. Auch die Terminplanung ist als Aufgabenbereich nicht zu unterschätzen, damit ein volles Wartezimmer nicht zur potenziellen Konfliktzone wird. Geschickte Terminplanung für die Behandlung der Patienten entspannt den Arbeitsalltag.
Damit eine reibungslose Patientenversorgung in der Arztpraxis gewährleistet ist, gilt es, neben all den medizinischen und organisatorischen Tätigkeiten dafür Sorge zu tragen, dass stets ausreichend Material für den Ordinationsbedarf vorhanden ist, wie etwa Spritzen und Nadeln, Desinfektionsmittel, Verbandsmaterial, Notfallmedikation und dergleichen. Das setzt nicht nur die Kenntnis davon voraus, wo, wann und wie oft man Material für den Ordinationsbedarf bestellen sollte, sondern auch wie man dieses fachgerecht lagert und entsorgt.

Lebenslanges Lernen – auch für die Ordinationsassistentin

In ihrer Funktion braucht sie ein umfangreiches Wissen über Krankheitsbilder und medizinische Terminologie. Um dem Arzt eine Unterstützung in der Behandlung von Patienten zu sein, bedarf es höchster Aufmerksamkeit und Präzision. Dazu gehört ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein. Gilt es, Wunden zu versorgen, Infusionen herzurichten, Rezepte auszustellen, Blutdruck zu messen etc., braucht es Kenntnisse in den Bereichen Hygiene und Arzneimittelkunde sowie die Befähigung, einen möglichen Notfall zu erkennen, etwa wenn der Blutdruck zu hoch ist oder es eine Wechselwirkung von Medikamenten gibt.
Die zahlreichen Herausforderungen im Gesundheitswesen, mit denen Ärzte, deren Personal, aber auch Patienten und Angehörige konfrontiert sind, müssen täglich bewältigt werden. Deshalb muss die Ordinationsassistentin regelmäßig Fortbildungen absolvieren, um immer up to date zu sein. Patienten haben viele Fragen; selbst wenn sie heutzutage immer besser informiert sind, gibt es dennoch Unklarheiten, wie etwa beim Bewilligungsantrag einer Magnetresonanz- oder Computertomografie-Untersuchung. Wie man sieht, muss die Ordinationsassistentin auch in der Lage sein, einem Patienten durch den Dschungel der Bürokratie zu helfen. Gerade in den letzten Jahren hat sich das Berufsbild der Ordinationsassistentin stark verändert, sodass sie heute immer mehr mit organisatorischen, administrativen und medizinischen Assistenzleistungen betraut wird. Es ist davon auszugehen, dass in den kommenden Jahren noch weitere Änderungen im Berufsbild der Ordinationsassistentin folgen werden. Der Schlüssel für einen reibungslos funktionierenden Praxisalltag sind gut aus- und weitergebildete Ordinationsassistenten, die dem Praxisinhaber als „rechte Hand“ zur Seite stehen und ihm damit eine unverzichtbare Stütze sind.